Software di monitoraggio commesse

Dashboard di controllo milestone pagamenti e avanzamento commessa di valvole su misura
Contesto
Problema
Soluzione

FG Valvole è un’azienda attiva nel settore Oil & Gas, specializzata nella produzione di valvole e sistemi di controllo per impianti industriali complessi come raffinerie e oleodotti. Le commesse, spesso caratterizzate da cicli lunghi che vanno dai sei mesi in su, richiedono il coinvolgimento coordinato di numerosi reparti, dalla conferma dell’ordine fino alla fatturazione finale.

Se da un lato la fase produttiva era già gestita con un ERP dedicato, mancava però un sistema efficace per monitorare le attività trasversali legate alla commessa: collaudi, documentazione, verifiche, approvazioni e passaggi di stato tra reparti.

Sfida

Il processo complessivo, dalla conferma alla chiusura della commessa, risultava frammentato e poco armonico. Ogni reparto utilizzava strumenti propri (fogli Excel, email, telefonate, applicativi interni) senza un flusso condiviso. Questa disorganizzazione generava informazioni sparse e spesso non aggiornate, una scarsa tracciabilità delle responsabilità e una forte dipendenza dalla comunicazione informale.

Il project manager era costretto a muoversi tra i diversi reparti per raccogliere aggiornamenti e coordinare attività, mentre il management non disponeva di una visione strutturata sull’avanzamento operativo ed economico dei progetti. Una criticità rilevante per un’azienda che lavora su commesse di lunga durata e grande complessità.

Soluzione

Mònade ha avviato una fase di discovery approfondita, analizzando l’intero processo e mappando i flussi operativi di ciascun reparto. Questo ha permesso di individuare le reali criticità e i bisogni degli utenti coinvolti, ridisegnando da zero il percorso della commessa: dalla conferma iniziale, ai diversi stati di avanzamento, fino alla chiusura e alla fatturazione.

Il risultato di questo lavoro è stato lo sviluppo di un software dedicato alla gestione commesse, progettato per centralizzare le informazioni, coordinare le attività dei vari reparti e fornire al project manager uno strumento per pianificazione, monitoraggio e assegnazione dei compiti. Il sistema include notifiche automatiche che riducono la necessità di telefonate ed email, migliora la tracciabilità dei processi e assicura una visibilità trasversale sullo stato dei lavori.

Fondamentale è stata la scelta di non sostituire l’ERP già in uso, ma di creare un applicativo complementare e perfettamente integrato con il gestionale Notyo, così da arricchirne le funzionalità operative e di controllo senza stravolgere i processi esistenti.

Risultato

Il nuovo sistema ha reso la gestione commesse più fluida, tracciabile e condivisa, che riduce errori e incomprensioni. Oggi le informazioni sono centralizzate e aggiornate in tempo reale, consentendo al project manager di coordinare meglio le attività e al management di avere una visione chiara sull’avanzamento operativo ed economico.

Grazie al software, è possibile monitorare in maniera puntuale fatturazione, incassi previsti e marginalità delle singole commesse, intervenendo tempestivamente in caso di criticità. Per FG Valvole questo significa maggiore efficienza, migliore comunicazione interna e un controllo più solido sui progetti complessi che caratterizzano il settore Oil & Gas.

“Con FG Monitoring teniamo sotto controllo tutti gli aspetti legati a scadenze di pagamento, garanzie bancarie e importazioni – temporanee o definitive – migliorando notevolmente la nostra produttività e permettendoci di lavorare con maggiore precisione e serenità.”

Asia Pellegrini, Deputy Managing Director di FG Valvole

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