Consulenza digitale gestione workflow Verona

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Cosa si intende per Workflow Management e quali sono i benefici di una Consulenza digitale gestione workflow Verona?

Letteralmente il termine “workflow” può essere tradotto con: “flusso di lavoro” e viene utilizzato per indentificare il modello digitale di un processo attraverso la sua razionalizzazione e suddivisione in diverse attività (task) con l’obiettivo di ottimizzare le performance ed efficientare l’uso di risorse.

I task possono essere automatici quando non richiedono un intervento decisionale: è infatti possibile creare una serie di condizioni (regole di attivazione) che automaticamente daranno avvio ad uno specifico workflow, segnalando all’utente o al gruppo coinvolto che gli è stata assegnata una nuova attività da svolgere. Una volta completata l’attività, se il processo lo prevede, il workflow invierà un nuovo task all’utente successivo che dovrà prendere in carico la successiva fase del flusso di lavoro.

A causa di un costante aumento delle complessità generate da requisititi normativi, procedure ed evoluzione del mercato, l’utilizzo di workflow per ottimizzare i processi aziendali è diventata una prassi consolidata in aziende di ogni dimensione: è un modello organizzativo essenziale per monitorare e ottimizzare le performance ed efficientare l’uso di risorse.

Nello scenario attuale, il workflow management è ormai uno dei cardini della competitività. Una leva vincente, capace di garantire all’azienda gli strumenti e le capacità per affrontare al meglio, con efficienza, rapidità e spirito reattivo tutte le sfide che le si possono porre di fronte.

Per fare il vero salto di qualità, tuttavia, non basta limitarsi a snellire le procedure operative. Bisogna soprattutto definire la gestione dei workflow aziendali in modo sempre più smart e flessibile, sulla base di una visione strategica che guardi oltre le singole attività e ragioni sul complesso dell’organizzazione.

Ne consegue che la Consulenza digitale gestione workflow Verona può rappresentare un vero e proprio vantaggio competitivo per l’azienda stessa.

La sua efficacia è strettamente legata alla qualità del sistema di Business Process Management adottato e all’attività di analisi dei processi esistenti. Adottare esclusivamente un sistema di workflow management è una condizione necessaria ma non sufficiente per digitalizzare un processo o, quantomeno, per digitalizzarlo nel modo corretto. Un’approfondita analisi delle attività, consente infatti di individuare modalità di lavoro ed eventuali criticità già presenti nell’approccio analogico, garantendo che il cambiamento costituisca un’evoluzione effettiva.

I benefici concreti che l’attività di workflow management può portare alle aziende sono i seguenti:

  • permettere una gestione integrata del flusso documentale, grazie alla digitalizzazione dei processi e all’accessibilità dell’informazione, in piena sicurezza;
  • garantire la possibilità di assegnare attività e relative scadenze in modo univoco e puntuale;
  • creare sequenze di task per definire flussi fatti di pochi click, inserendo snodi che consentano di scegliere percorsi specifici sulla base di regole definite.
  • favorire una maggiore collaborazione e connessione tra colleghi, anche con strumenti di comunicazione rapida;
  • stabilire e misurare il raggiungimento degli obiettivi e il rispetto delle tempistiche previste.

Quali sono i passaggi che una Consulenza digitale gestione workflow Verona deve rispettare per ottimizzare i processi in una realtà lavorativa?

Gli step sono sostanzialmente 5 e sono i seguenti.

  • Analisi. In questa prima fase si individuano le attività manuali e ripetitive che potrebbero necessitare dell’automazione dei flussi di lavoro tramite workflow.
  • Obiettivi. Gli obiettivi dell’automazione dei flussi di lavoro possono essere vari: aumento del ROI, time to market più veloce e maggiore produttività del team.
  • Formare un team. La buona riuscita di un progetto dipende dalla collaborazione delle persone che ne fanno parte. Comunicare i benefici ai responsabili di processo ed incoraggiare i feedback sono la cosa migliore per riuscirci.
  • Progettare un workflow. A questo punto bisogna definire il processo con una piattaforma di workflow management e assegnare permessi e regole per ogni task e utente.
  • Misurare i KPI e ROI. Lo scopo dell’automazione non può dirsi pienamente raggiunto finché i risultati ottenuti non sono misurati e confrontati alla gestione precedente.

Quali sono i reparti per cui può essere richiesta una Consulenza digitale gestione workflow Verona?

L’automazione dei flussi di lavoro tramite workflow può liberare tutti i reparti dal peso dei processi manuali.

Alcuni esempi per settore sono i seguenti.

Risorse Umane

  • Riduce significativamente la carta stampata.
  • Assicura la conformità di tutti i processi.
  • Migliora la visibilità sugli step dei processi.

Amministrazione

  • Riduce significativamente la carta stampata.
  • Assicura la conformità di tutti i processi
  • Migliora la visibilità sugli step dei processi.

Marketing

  • Affida al sistema i compiti ripetitivi e meno importanti.
  • Collabora sullo stesso processo dislocato tra più sedi.
  • Invia email contestuali di benvenuto, di ringraziamenti o promozionali.

Assistenza

  • Assegna ticket agli utenti in base ai carichi di lavoro.
  • Evita richieste di supporto duplicate.
  • Velocizza i tempi di risposta.

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